Comment fonctionne l’assistant IA du cabinet ?
L’assistant téléphonique IA du cabinet répond automatiquement aux appels des clients 24h/24 et 7j/7.
Lorsqu’un appel arrive, l’assistant accueille le client au nom du cabinet avec une voix naturelle et professionnelle, puis analyse la demande afin de fournir les premières informations utiles, qualifier le besoin et orienter correctement l’appel.
Le cabinet reste ainsi joignable en permanence sans interrompre le travail des avocats sur les dossiers en cours.
L’assistant peut répondre aux questions fréquentes concernant le cabinet, les domaines d’activité, les modalités de rendez-vous, les horaires ou certaines informations générales définies à l’avance par le cabinet.
Il peut également filtrer les appels inutiles, identifier les demandes importantes ou urgentes et transmettre automatiquement les informations essentielles après chaque appel afin d’améliorer l’organisation et le suivi des clients.
L’assistant est entièrement personnalisable selon le fonctionnement du cabinet, et de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées à la demande afin de s’adapter aux besoins spécifiques de chaque avocat.
Prise de rendez-vous
Lorsqu’un rendez-vous est nécessaire, l’assistant collecte automatiquement les informations afin d’enregistrer le rendez-vous dans le planning du cabinet.
Le client peut également déplacer ou annuler un rendez-vous, ou demander à être rappelé.
L’assistant fonctionne avec Google Agenda afin de synchroniser automatiquement les disponibilités du cabinet et garder un planning à jour.
Envoi de SMS/emails
Le cabinet peut recevoir plusieurs types de SMS/emails selon la situation :
- Un message de confirmation lorsqu’un rendez-vous est enregistré
- Un message de rappel lorsqu’un client souhaite être recontacté ou qu’une demande nécessite un suivi manuel du cabinet.
- Un message contenant un résumé détaillé de chaque appel.
Cela permet de visualiser rapidement les appels importants sans écouter de messagerie vocale.
Exemple de sms :
Résumés, suivi des appels et nombre de minutes utilisées
Les informations des appels sont enregistrées automatiquement dans Google Sheets afin de conserver un suivi clair et centralisé.
Le cabinet peut y retrouver la date et l’heure de chaque appel, sa durée, le numéro de l’appelant, le résumé de la conversation.
C’est aussi dans ce tableau que le cabinet peut suivre la durée totale des appels et le nombre de minutes utilisées sur son forfait.
Exemple :
Gestion des urgences
L’assistant tente d’identifier les situations urgentes dès le début de l’appel.
Si nécessaire, l’appel peut être transféré directement au cabinet.
Si le cabinet n’est pas disponible, une demande de rappel prioritaire est immédiatement transmise par SMS/email avec les informations importantes du client.
Informations données par l’assistant
L’assistant peut répondre aux questions concernant le cabinet, comme les horaires, les délais de rendez-vous ou certaines informations générales.
Il est également possible de mettre en place un système permettant à l’assistant de fournir certaines informations relatives à un dossier.
Mise en place rapide
Aucun matériel spécifique n’est nécessaire.
Vous conservez votre numéro habituel.
La configuration est généralement réalisée en moins de 48 heures.
Essai gratuit
Testez l’assistant vocal en conditions réelles pendant 7 jours, sans engagement.